اتوماسیون اداری سپهر

اتوماسیون اداری سپهر

امروزه مدیریت برگردش كار و مكاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمانها و موسسات اقتصادی بكلی متحول شده است و استفاده از رو‎شهای كند و مشكل‎ساز اداری غیرمكانیزه قابل قبول نمی باشد. حجم بالای اطلاعات و مكاتبات و دسترسی كند، مسئولین و مدیران را كه به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می‎دهند، بسوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است.

یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب، بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید در جهت صرفه‎جویی زمان و استفاده بهینه از وقت و منابع در سازمان می‎باشد. راه‎حل‎های مكانیزه به گردش مكاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش كارها را میسر می‎سازد.

اتوماسیون اداری سپهر با رویکرد مکانیزه کردن فعالیتهای جاری سازمانها و شرکتهای متوسط و بزرگ، بمنظور افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های آنها طراحی و پیاده سازی شده است. این نرم افزار هم‌‌اکنون یکی از برترین ومعتبرترین راهکارهای ارائه شده در زمینه راه‌اندازی سیستمهای مکاتبات اداری بشمار می آید. از اولین نسخه این نرم‌افزار تا نسخه جاری آن، همواره دو اصل سادگی کاربری و کارایی بیشتر، مورد توجه ویژه قرار گرفته است.

قابلیتها و امکانات اصلی کارتابل الکترونیک

  • مشاهده ارجاعات، گردش و اطلاعات نامه با اشاره به هر ردیف نامه
  • مشاهده چرخه و توالی ارجاعات بصورت گرافیکی
  • دریافت یکجای نامه و کلیه سوابق و پیوستها در قالب یک فایل فشرده
  • امکان مشاهده نامه های متنی در قالب Word و PDF
  • مشاهده thumbnail نامه‌ها، بزرگنمایی، کوچکنمایی و چرخش نامه‌ها
  • دسته بندی نامه‌های دریافت شده برحسب تاریخ دریافت، فرستنده، اولویت نامه‌ها و …
  • پرینت نامه‌ها (بدنه نامه، بدنه همراه ارجاعات، بهمراه یادداشت و جوابیه و…)
  • جستجوی پیشرفته برروی تمام شاخصه‌های نامه
  • تعریف قوانین کارتابل جهت دسته‌بندی خودکار نامه‌ها
  • امکان دسترسی به کارتابل پست‌های تفویض شده و کارتابل افراد جانشین
  • امکان الصاق نامه‌ها به هم در جهت تولید زنجیره سوابق نامه
  • دریافت یا ارسال هشدار لازم در صورت دیرکرد زمان پاسخگویی
  • پیگیری و نظارت برروند گردش و اقدامات انجام شده بر روی نامه‌ها
  • انتخاب چند نامه و Drag&Drop آنها به پرونده‌های دلخواه
  • و…

قابلیتها و امکانات اصلی ارجاع

  • ستفاده از قلم نوری در هنگام درج پاراف بر روی بدنه نامه
  • پیروی خودکار از قوانین کارتابل در هنگام ارجاع نامه
  • ارسال SMS و اطلاع رسانی در هنگام ارجاع نامه
  • انتخاب و ارجاع چندین نامه به صورت همزمان
  • تعیین مهلت پاسخگویی بر روی ارجاعات مختلف
  • تعیین نوع و الویت ارجاع
  • ارجاع نامه به صورت محرمانه
  • ایجاد گروه بندی گیرندگان و ارجاع گروهی
  • تعریف گیرندگان مورد علاقه و مشاهده آنها در ابتدای لیست
  • ارجاع نامه به تمامی گیرندگان قبلی
  • ارجاع با دو امکان انتقال یا باقی ماندن نامه در کارتابل
  • ذخیره متون پرکاربرد جهت استفاده در هنگام ارجاع
  •  و…

قابلیتها و امکانات اصلی دبیرخانه و بایگانی

  •  تعریف نامحدود دبیرخانه با فرمت های مختلف شماره گذاری
  • قابلیت اتصال به انواع اسکنر (تک برگی یا دسته‌ای)
  • قابلیت بهبود خودکار کفیت و سایز تصویر و کنترل حجم نامه های اسکن شده
  • بزرگنمایی، کوچک نمایی و گردش تصاویر اسکن شده
  • دریافت و ارسال خودکار ایمیل از دبیرخانه
  • تبدیل خودکار ایمیلهای دریافت شده به نامه وارده
  • دریافت و ارسال خودکار فکس از دبیرخانه
  • تبدیل خودکار فکسهای دریافت شده به نامه وارده
  • پشتیبانی از جدیدترین نگارش پروتکل ECE جهت تبادل با سایر سیستمها
  • پشتیبانی از پروتکل PTP جهت تبادل خودکار با سایر سازمانهای دارای نرم افزار سپهر
  • جستجو و مشاهده تمامی نامه‌های قابل دسترس توسط واحد دبیرخانه
  • مشاهده روند گردش نامه از طریق وب سایت سازمانی توسط ماژول تکریم ارباب رجوع
  • چاپ فیش و ارسال خودکار SMS در هنگام ثبت نامه در دبیرخانه
  • مشاهده گردش نامه ها، یادداشت و جوابیه‌ها و آخرین گیرندگان نامه
  • مشاهده کلیه تاریخچه تغییرات نامه
  • تعریف نامحدود پرونده های بایگانی به صورت سلسله مراتبی
  • تعیین سطوح دسترسی واحدها و افراد به هرکدام از پرونده های بایگانی
  • امکان انتخاب دسته ای و انتقال نامه ها به پرونده های بایگانی
  • جستجوی سریع در بین نامه های بایگانی شده دریک یا چند پرونده
  • دسته بندی پرونده بایگانی شخصی و سازمانی
  • امکان باقی ماندن اصل نامه در هنگام بایگانی در کارتابل، و یا انتقال کامل نامه به پرونده بایگانی
  • و…
اتوماسیون اداری سپهر

Social Links